Компания «ДКС» входит в число крупнейших производителей кабеленесущих систем и низковольтного оборудования в России и Европе. Если представлять её в цифрах, то получится следующее:
- 9 групп продукции;
- 35 000 SKU*;
- 42 представительства в 7 странах мира;
- 25 производственно-складских комплексов;
- 80 дистрибьюторов;
- 900 офисов продаж.
*SKU — складская учётная единица
Специфика управления запасами
Компания работает напрямую с дистрибьюторами, а не с конечными потребителями. Дистрибьюторы, в свою очередь, требуют, чтобы сроки поставок четко соблюдались и на складах было достаточно готовой продукции. Поэтому компания должна поддерживать баланс. С одной стороны, если хранить слишком много запасов, оборотные средства будут заморожены в товарных активах. С другой стороны, товаров должно быть достаточно, чтобы дистрибьюторы не покупали аналоги у конкурентов.
При этом для части товарных позиций нужны зарубежные комплектующие, поэтому плечи поставок доходят до 90-180 дней. Значит, планировать запасы необходимо на долгий срок.
Предпосылки внедрения и выбор решения
До внедрения Forecast NOW! в компании управляли запасами с помощью инструментов Excel и ERP-системы SAP. Компания активно развивалась, и объемы работы росли. К тому же сказывался человеческий фактор. Чем больше был объем данных, тем выше становился риск что-то упустить или совершить ошибку. Компания искала решение, которое позволит системно управлять запасами и обеспечит точные расчеты. При этом важно было, чтобы система была достаточно гибкой и ее можно было настроить под специфику деятельности компании.
В тендере на выбор системы участвовали 4 вендора. В Forecast NOW! провели предпроектное исследование на реальных данных компании. После получения результатов компания приняла окончательное решение о сотрудничестве.
Внедрение и использование
Внедрение системы началось со стандартной процедуры — интеграции с учетной системой компании SAP. После этого началось обучение сотрудников.
Обычно учебный процесс состоит из 10-12 скайп-сессий. Они проходят один раз в неделю, чтобы у сотрудников было время погрузиться в работу с программой, применить новые знания на практике и накопить вопросы.
Через несколько занятий заказчик попросил изменить процесс обучения. В компании решили, что эффективнее будет сразу начать настройку программы под специфику работы с запасами. Поэтому сделали упор на настройку необходимого функционала. Дальше обучение проходило в формате вопрос-ответ. Создали общий чат. Сотрудники настраивали систему и оперативно получали ответы на возникающие вопросы.
«Такой формат оказался для нас более удобен. Мы самостоятельно настраивали программу под нашу потребности и, если что-то не получалось или возникали вопросы, уже обращались к коллегам из службы поддержки, чтобы разобраться детальнее», — говорит Катерина Шиповская, начальник отдела экономического анализа и планирования запасов.
Начиная с февраля 2020 года программу внедряли и настраивали 3 человека, в августе подключился еще один сотрудник. Не обошлось без сложностей, но все они были техническими: нужно было корректно загрузить в Forecast NOW! очень большой объем данных компании.
Проверка корректности расчетов
«Мы используем систему не совсем стандартно, т. е не формируем из нее заказ для наших поставщиков. Мы рассчитываем оптимальный товарный запас, который нам нужно хранить на складе, чтобы обеспечить необходимый уровень сервиса для дистрибьюторов. А дальше, опираясь на оптимальный запас, формируем заказы для поставщиков», — рассказывает Катерина Шиповская.
Переход на Forecast NOW! проходил в 5 этапов. Сначала в компании хотели убедиться в корректности расчетов программы. Для этого результаты, которые получила программа, сравнивали с расчетами, сделанными по старой методологии.
Сначала выбрали несколько поставщиков и около 20 товарных позиций из разных категорий и с разных производственных площадок, чтобы получилась репрезентативная выборка. Данные по ним рассчитали в Forecast NOW!, после чего загрузили в SAP и сравнили с тем, что было раньше. Когда возникали несоответствия, менеджеры компании вместе со службой поддержки разбирались, почему программа сделала именно такие расчеты. Когда требовалось, в настройки вносили коррективы.
На следующем этапе проверяли универсальность установленных правил расчета оптимального товарного запаса. Для этого все 35 000 товарных позиций разделили на 4 группы и делали расчеты с помощью Forecast NOW! поэтапно по товарам из каждой группы, а потом проверяли, подходят ли полученные данные под них новые правила. По итогам тестирования подобрали оптимальные настройки программы. Все вместе заняло около 6 месяцев.
«Командой внедрения компании "ДКС" был выбран правильный и продуманный подход. Он позволил, во-первых, отладить вопросы обмена данными на первом этапе внедрения, во-вторых, постепенно познакомиться с интерфейсом и возможностями программы и подобрать оптимальные настройками и параметрами на небольшом привычном пользователю ассортименте, в-третьих, оперативно научиться интерпретировать расчеты программы при необходимости и учитывать специфику бизнеса при расчетах. Как итог, удалось настроить программу для всего ассортимента», — объяснил Евгений Викторов, руководитель отдела внедрения Forecast NOW!
Сейчас компания активно пользуется программой, чтобы рассчитывать товарный запас в недельном разрезе для заказа на производство, строить прогноз выбытия товаров со склада и проводить аналитику запасов (ABC-анализ, периоды дефициты товаров на складе).
Выгоды от использования
Для 10 % всей номенклатуры товаров в компании пересмотрели необходимость хранения. Складской ассортимент расширился на 2500 SKU, что должно положительно повлиять на прибыль. И наоборот, около 1000 SKU перевели в формат заказных позиций.
Снизилась нагрузка на отдел продуктового маркетинга. Раньше сотрудники отдела активно участвовали в планировании спроса и запасов. Сейчас в этом нет необходимости, появилось больше времени на продвижение и разработку новых продуктов.
Снизилась общая нагрузка на людей, стало проще планировать запасы. Больше не нужно делать расчеты вручную. Количество сотрудников, которые раньше занимались планированием и контролем запасов, уменьшилось c 10 до 2 человек. Они делают все расчеты через Forecast NOW! Дальше с результатами работы программы работает планово-экономическая служба компании.
«Благодаря Forecast NOW! нам удалось значительно снизить нагрузку на сотрудников и систематизировать процесс управления запасами. Раньше в планировании было задействовано несколько подразделений. Теперь все основные функции аккумулированы в отделе управления запасами», — подводит итог Татьяна Дорошенко, руководитель планово-экономической службы.
