Любая крупная производственная компания закупает товары для своих нужд у множества поставщиков. Не секрет, что такие закупки не всегда осуществляются наиболее эффективным способом, причина тому — пресловутый человеческий фактор. О том, что изменила цифровизация во взаимоотношениях с поставщиками, в том числе из электротехнической отрасли, нам рассказал Алексей Лунев, директор департамента закупок услуг и сопутствующих материалов УК «Металлоинвест». Наша встреча произошла на конференции компании «Русский Свет», являющейся одним из важнейших партнеров «Металлоинвеста» в процессе цифровизации закупок.
— Процессы цифровизации снабжения в «Металлоинвесте» особенно интенсивно идут в течение последних двух лет, когда вы возглавили данное направление. Какие меры вы приняли в первую очередь, придя в компанию?
— Я пришел в «Металлоинвест», имея уже опыт работы в ряде российских и зарубежных металлургических компаний. Моя задача — менять сами принципы организации снабжения. Не секрет, что сфера снабжения уже давно закостенела — регламенты, процедуры… Во многих случаях основным аргументом, почему принимаются те или иные решения, является «так сложилось». Казалось бы, ничего изменить невозможно! Первое, что нужно ломать в компании, — это представление о невозможности изменений.
— Можете ли вы привести наиболее яркий пример закостенелых подходов, которые удалось сломать?
— Мы столкнулись с тем, что есть большое количество закупщиков на каждом отдельном предприятии холдинга. С одной и той же компанией-поставщиком работают несколько человек, каждый от своего предприятия. И на каждом предприятии свои требования. Это создает хаос. Мы централизовали функцию снабжения в управляющей компании, разработав единые требования к закупкам для всех предприятий. Введен единый вход для всех поставщиков, стандартизирован документооборот. При этом документооборот внутри компании полностью переведен в электронную форму. В итоге, помимо упорядочения процессов, удалось сократить на 30 % количество сотрудников, занимающихся закупками.
— А как теперь поставщики подают информацию в холдинг?
— Только в электронном формате. Причем очень важно отметить, мы не попросили их об этом. Мы ввели однозначное требование для поставщиков. Иначе просто нельзя работать по-новому. Если поставщик не хочет с нами работать на новых условиях, нам проще отказаться от сотрудничества с ним, чем возвращаться к элементам бумажного документооборота.
— Какие еще задачи вы ставите перед поставщиками?
— В идеале необходимо обеспечивать поставки в режиме 24/7 и добиться скорости поставок just-in-time. Естественно, это требует максимальной автоматизации. Где вы найдете людей, чтобы обеспечить круглосуточную работу? Главное средство автоматизации снабжения — создание в холдинге внутреннего маркетплейса. Наши поставщики должны разделять эту позицию.
— Есть ли примеры, когда благодаря четкому следованию вашим требованиям поставщики получали конкурентные преимущества?
— В качестве примера могу привести компанию «Русский Свет». Они не просто перевели документооборот в электронный вид, но еще и интегрировали за очень короткий срок — всего за месяц — свою информационную систему в нашу. Это была непростая задача, но она была успешно решена, потому что в «Русском Свете» работают настоящие профессионалы. В то же время один из конкурентов «Русского Света» отказался от участия в нашем проекте цифрового внутреннего маркетплейса, в итоге он потерял в лице нашего холдинга значительную долю рынка сбыта.
— Насколько в итоге сократилось количество поставщиков?
— Раньше на предприятия группы «Металлоинвест» продукцию поставляли 749 компаний. По прошествии двух лет реструктуризации данного направления осталось 250 поставщиков. Но следует отметить, что это связано не только с изменением требований, но и с тем, что сами поставщики не готовы соответствовать нашим требованиям, по разным причинам. Тем не менее мы поставили цель и дальше сокращать количество поставщиков.
— Что дает такое сокращение для вас и ваших поставщиков?
— Задача — найти на рынке самых сильных поставщиков. Слабые поставщики не могут участвовать в проектах по цифровизации, где требуется инвестирование. Мы же не можем в одностороннем порядке инвестировать в поставщиков. Уменьшение числа поставщиков — это увеличение прибыли для оставшихся. Часть средств, полученных в результате роста прибыли, может быть инвестирована в наши совместные проекты. При этом поставщики имеют возможность предлагать созданные совместно с нами решения по цифровизации на рынке другим компаниям.
— Ваш холдинг охватывает множество предприятий, разбросанных по всей России, они находятся в разных часовых поясах. Насколько сложно было в таких условиях создать единую систему закупок?
— Безусловно, это было невозможно без создания единого механизма. Задача усложнялась тем, что на каждом предприятии существуют свои информационные системы, свои системы бухгалтерского и складского учета. Нужно было создать единый инструмент, который бы все это объединил. Таким инструментом стал корпоративный маркетплейс.
— Неужели все закупки, все это огромное количество наименований товара полностью было переведено на маркетплейс?
— Естественно, нет. К закупкам на металлургическом предприятии вполне применимо правило Парето. Примерно 20 % товарных позиций соответствуют 80 % общей стоимости закупок. В основном это довольно сложное, подчас уникальное оборудование, дорогие расходные материалы. По ним мы сохранили существующий порядок закупок. А вот оставшиеся 80 % позиций — это всего 20 % затрат. Речь идет о продукции ценой не более 50-100 тыс. руб. за единицу. По ней требуется вводить автоматизацию, поскольку нанимать большое количество людей для организации конкурсных процедур по закупкам такой «мелочи» экономически невыгодно. При этом затраты на эту «мелочь» не оказывают решающего влияния на себестоимость металлургической продукции. И вот здесь надо дать возможность конкретным сотрудникам на местах (например, энергетикам цехов) выбирать лучшее оборудование на рынке.
— Но зачем ради этого создавать маркетплейс, если у многих компаний-поставщиков уже есть интернет-магазины?
— Разные виды продукции продаются в разных интернет-магазинах, у них разная навигация, разные пользовательские интерфейсы. Когда на предприятии работают тысячи, а то и десятки тысяч человек, такой подход приведет к возникновению множества проблем. Доставка из интернет-магазинов в конкретный цех также является сложной задачей. Лучше сделать все в одном месте, с единым интерфейсом. При этом возможна интеграция собственного магазина поставщика в наш маркетплейс, как это было сделано, например, с «Русским Светом». Кроме этого, в маркетплейс уже отобраны наиболее сильные поставщики, что значительно упрощает для сотрудника задачу выбора.
— И всё-таки здесь тоже есть человеческий фактор — даже опытный производственник иногда может ошибаться с выбором...
— Для нас более важно сосредоточиться на задачах, которые требуют основного внимания, — тех самых 20 % ассортимента, на которые расходуются 80 % денег, отведенных на закупку товаров. Если контролировать по мелочам процесс закупок недорогих изделий, расходы в итоге будут больше, чем возможная экономия. Кроме этого, закупки в любом случае ведутся в рамках заданного бюджета. Соответствующая функция контроля предусмотрена в системе.
— Как сотрудники, непосредственно занятые на производстве, могут выбирать продукцию через маркетплейс?
— Сотрудник через каталог маркетплейса может ознакомиться с параметрами изделий. При этом их важность можно ранжировать в такой последовательности в порядке убывания: технические характеристики, сроки поставки, цена. Да-да, вы не ослышались — цена стоит на последнем месте. В то же время при традиционном подходе службы снабжения зачастую выбирают именно по признаку минимальной цены. И оказываются в проигрыше — очень дешевый товар или не могут вовремя поставить, или же он оказывается некачественным. Закупки в итоге нередко приходится проводить по второму кругу. Люди, непосредственно занятые на производстве, обычно уже имеют представление, какие именно производители выпускают, скажем, качественные инструменты, которые долго прослужат и которыми удобно пользоваться. Поэтому они могут сделать более правильный выбор. Далее выбранный товар кладется в «корзину», как и в обычном интернет-магазине.
— Заказ сделан, а что происходит с ним дальше? Как осуществляется доставка непосредственно в цех?
— В каждом цехе предусмотрена должность комплектовщика, который в электронном виде утверждает покупку, после чего все происходит как в обычном интернет-магазине. При составлении заказа сотрудник указывает номер локального склада, с которого ему будет удобно получить товар.
— При бумажном документообороте все понятно — для получения товара на складе нужно предъявить накладную с печатью. А как этот процесс выглядит при полностью электронном документообороте, да еще в условиях предприятия, где работают тысячи людей?
— На самом деле, этот вопрос стал серьезной проблемой при внедрении новой системы снабжения. Кладовщики (материально-ответственные сотрудники) просто не понимали, как можно отгрузить что-либо человеку, не предъявившему им бумагу с печатью. Пришлось вести с ними разъяснительную работу, объяснять им, что с юридической точки зрения наличие печати в данном случае не обязательно. Защита от выдачи товара не тому сотруднику, для которого он предназначен, состоит из двух этапов. Во-первых, кладовщик звонит заказчику и информирует его о доставке товара. Соответственно, абы кто к нему не придет. Во-вторых, можно попросить у клиента документ, удостоверяющий личность, для этого вполне подойдет пропуск на завод.
— Логично предположить, что маркетплейс позволяет сократить время поставки продукции под конкретные проекты...
— До внедрения маркетплейса сроки поставки электротехнической продукции на предприятия нашей группы составляли в среднем два месяца. Поэтому какие-то виды продукции приходилось закупать «про запас» и держать на нашем складе. Это, по сути, выведенные из оборота средства, которые могли бы работать в бизнесе. Но бывает ситуация еще хуже — сроки поставки не только большие, но они еще и не соблюдаются. В условиях столь крупной структуры, как наша, задержка поставок обходится в миллионы рублей.
Например, задержали на день поставку кабельных лотков против ранее оговоренного срока — размер убытков превысил стоимость этой продукции (реальная история из практики). Так вот, маркетплейс тем хорош, что позволяет выбирать продукцию, которая есть на складе у поставщика, и сразу осуществлять ее закупку. При этом можно эффективно контролировать точность соблюдения оговоренных сроков поставки. К слову, сейчас средний срок поставки составляет 3-5 дней.
— Можете ли назвать самую быструю поставку через маркетплейс?
— В 2021 г. на нашем производстве произошла небольшая авария. Для ее устранения нам потребовались материалы, которые мы закупили через маркетплейс всего за один день. Раньше столь быструю поставку можно было реализовать только одним способом — отправить сотрудника на машине в обычный магазин, где обслуживают розничных потребителей.
— Какая компания стала вашим техническим партнером в реализации маркетплейса?
— Это была компания B2B-Center. Кстати, для нее наш маркетплейс стал первым проектом такого рода. Разработанное при его создании решение компания B2B-Center теперь продает на рынке.
— Есть ли аналоги данному решению в металлургической отрасли?
— Аналога нашему маркетплейсу среди металлургических предприятий пока нет. Имеется на одном известном металлургическом предприятии похожая система, но там цены у поставщиков фиксированные. А у нас они — динамические, поставщики могу менять их хоть каждый день. Это, кстати, важная инновация. Чем хуже вариант с фиксацией цены — одновременно фиксируются и риски. Фиксация цены вынуждает поставщика закладывать все возможные риски на перспективу в цену продукции.
— Какие проекты вы планируете в ближайшее время реализовать с «Русским Светом» и другими партнерами?
— Совместно мы хотим реализовать такой подход к работе, который позволит сделать эффективным процесс поставки и оприходования продукции. В рамках этого процесса планируется, что поставщик приезжает к нам на склад, быстро разгружает продукцию и без лишней волокиты по оформлению поставки едет дальше по маршруту. С нашей стороны мы должны быстро оприходовать товар. Эту систему мы планируем реализовать также на базе маркет-плейса, поскольку он предоставляет возможности по автоматизации документооборота.
