Бизнес-процессы любой компании — небольшого офиса или крупного производства, зависят от своевременного обеспечения необходимым оборудованием и материалами. Закупки дорогих станков или материалов планируют задолго, организуют их по конкурсу. Эти трудозатраты стоят вложенных усилий. Но как быть с низкостоимостными закупками (так называемая «малоценка»): кабель, автоматы, лампы, насосы — с тем, что помогает поддерживать цех, офис, социальный объект в работоспособном состоянии?
Долго, трудно, без гарантий
Закупки «малоценки» не планируются заранее, часто сотрудники просят о ней только тогда, когда возникает уже неотложная потребность: лампочка не светит, насос перегорел, запас кабеля закончился. Альтернатива — держать запас материалов и оборудования на складе, но как верно спрогнозировать, что пригодится, и не заморозить лишние средства в виде складских запасов?
Если не закупаться «на всякий пожарный» — замена кабеля или лампы может занять несколько недель или даже месяцев. В итоге — убытки и простои.
Предприятия объединяют заявки и проводят конкурсные процедуры по списку необходимых товаров, но в итоге получают целый букет рисков и трудностей:
- большой объем документов, трудоемкие процедуры;
- высокий разброс цен и взаимодействие с перекупщиками и компаниями-однодневками;
- большой разброс по цене в зависимости от региона и сезона;
- срыв сроков и поставка бракованной продукции, а возможен и худший сценарий — победитель тендера исчезает с «радаров», и процедуру приходится начинать заново.
Но даже если закупка проходит, на первый взгляд, удачно, где гарантия, что снабженцы не аффилированы с поставщиком, что ТЗ конкурса не было «заточено» под конкретную компанию? Процесс выглядит непрозрачным и сильно завязан на конкретных сотрудников и их предпочтения.
И что делать?
Уменьшать влияние человеческого фактора, укрупнять потребность и переводить закупки в цифровой формат. В этом случае руководство сможет легко оценить, насколько конкурентными являются условия поставки, служба закупок сможет претендовать на высокий уровень сервиса и обоснованные цены, а потребитель на местах — в цеху, в офисе — получать материалы быстро.
Переводить закупки в цифровой формат хотят многие. По данным агентства Gartner, к 2025 году 23 % директоров по цепочкам поставок собираются выстроить собственные экосистемы, в то время как сейчас этот показатель не превосходит 1 %.
Но своя экосистема или даже просто торговая площадка — очень дорогое удовольствие. Плюс еще нет гарантии, что все нужные поставщики будут ею пользоваться. Лучше использовать готовый инструмент — цифровой сервис крупного комплексного поставщика. Здесь уже собраны нужные товарные предложения, есть актуальные цены, наличие, аналоги, техдокументация.
А чтобы получить хорошие цены, достаточно проанализировать годовую потребность и очертить интересующие предприятие товарные группы. Поставщик фиксирует на этот товарный периметр формулу цены, и дальше можно закупаться в любом объеме — хоть метр кабеля, хоть пара выключателей — по этой «оптовой» фиксированной формуле.
Комплексный поставщик — каким он должен быть?
При выборе поставщика важно учесть несколько критериев:
- ассортимент и наличие товара, наличие нужных брендов;
- расстояние между ближайшим складом поставщика и объектами вашей компании;
- качество технической поддержки, опыт обеспечения компаний в вашей отрасли;
- предоставление выгодных коммерческих условий (цена, отсрочка платежа, срок поставки и т. д.);
- наличие и функциональность цифрового сервиса, работа с электронным документооборотом;
- опыт и наличие собственной команды для IT-интеграции.
Сравнение потенциальных поставщиков по этим критериям поможет выбрать оптимального партнера.
Опыт клиентов компании ЭТМ
Консолидированные закупки с единой формулой цены широко использует компания ЭТМ со своими клиентами — в первую очередь с промышленными предприятиями.
В их основе — цифровой сервис iPRO. Площадка с уже более чем 10-летней историей, на которой представлено 1,8 млн наименований продукции от 600+ брендов электротехники и инженерных систем.
Посмотрим на практике, как это происходит. Специалисты ЭТМ начинают взаимодействие с клиентом не по факту срочной необходимости, а заранее.
Алгоритм
Анализ потребностей каждого конкретного заказчика
Анализ потребности и ассортимента вместе с заказчиком. Какие товарные группы закупались в прошлом году? В каких объемах? На основании этих данных ЭТМ формирует товарную матрицу для предоставления индивидуальных цен.
Схема поставки: кто и откуда
ЭТМ и клиент совместно продумывают логистику. За объектом клиента закрепляется ближайший офис продаж ЭТМ и персональный менеджер, который контролирует отгрузку.
Единая формула цены
При закупке для всех объектов компании действует единая формула цены — это коэффициент от публичного тарифа производителя или от розничной цены ЭТМ.
Бесплатная интеграция с корпоративной системой
Онлайн-сервис iPRO, с помощью которого организует поставки ЭТМ, интегрируется с корпоративной системой предприятия (1С, SAP или даже собственной разработки) без установки дополнительного ПО. Вместе со службой закупок специалисты ЭТМ обсуждают и фиксируют коммерческие условия, обеспечивают доступ сотрудников к сервису iPRO. В мобильном приложении сервиса клиенты могут подбирать, заказывать и отслеживать заказы непосредственно в цеху, на объекте или в дороге.
Такая модель позволяет сотрудникам технических служб (главного энергетика, инженера, метролога, КИП) непосредственно влиять на состав заказа. В рамках товарного периметра и фиксированных цен не нужно согласовывать каждую закупку, а если понадобится купить аналог или другой, не входящий в перечень со спецценами, товар — согласовать его можно как в собственной КИС, так и в iPRO. Клиенты ЭТМ используют как первый, так и второй вариант.
Уже в ходе эксплуатации оборудования в любое время можно обратиться к сервису iPRO и скачать руководство по эксплуатации, сертификат или видеоинструкцию по монтажу.
Что меняет цифровизация закупок?
Поскольку цены согласованы, а товарные группы определены, значительно сокращаются трудозатраты на подбор номенклатуры и ожидание согласования. Единая конкурентная цена и настроенные лимиты бюджета делают прозрачным процесс закупок для всех его участников.
Один комплексный поставщик на конкурентных ценовых условиях — это результат оцифровки закупок — оцифровки, сделанной, по сути, руками самого поставщика.
Семь простых шагов в сторону цифровых закупок:
- Проверьте, какой процент проблемных закупок по «малоценке» был в течение года (пропавшие поставщики, срывы сроков, ошибки в комплектации заказа, брак и контрафакт).
- Подсчитайте свой годовой объем закупок по категориям «малоценки».
- Исследуйте рынок и выявите комплексных крупных поставщиков.
- Оцените поставщиков по нескольким критериям, включая географию присутствия (она должна соответствовать местоположению ваших офисов и производственных площадок) и наличие онлайн-сервиса для подбора и заказа товаров.
- Протестируйте предложенные онлайн-сервисы на возможность настройки различных прав пользователей со стороны клиента — для поддержки процесса согласования заказа.
- Выберите оптимального партнера по сумме факторов.
- Используйте быстрые цифровые закупки в «малоценке».
